20 важни въпросa, които да зададете на сватбената агенция (Част първа)

Преди да вземете крайното решение коя сватбена агенция ще организира сватбата Ви, задължително трябва да се срещнете лице в лице с екипа й. От нашия опит Ви предлагаме списък с 20-те въпроса, които младоженците най-често ни задават. Отговорите ще Ви помогнат да изберете най-подходящия сватбен агент за вас.

Този човек или агенция ще бъде до Вас по целия път на подготовката на Вашата сватба. Ето защо тя трябва да бъде доказан професионалист, който Ви кара да се чувствате спокойни и доказва, че можете да разчитате, че ще работи изцяло във Ваш интерес.

Първоначалната среща обикновено минава като един спокоен разговор под формата на въпроси и отговори. Истински добрият сватбен агент ще Ви задава въпроси, за да успее да вникне във Вашата визия за най-специалния ден Вас като бъдещо семейство. Обсъждат се важни детайли като бюджет, брой гости, мястото за сватбата и др.

И един съвет от нас, избягвайте да наемате сватбена агенция, в която:

• не Ви изслушват;
• неглижират Вашите желания и налагат свои виждания;
• убеждават Ви кое е най-правилното за вас, като критикуват идеите ви;
• нямат препоръки или не желаят да подпишат договор за организиране на сватбата Ви.

Ето ги и ключовите въпроси и информацията, която искате да получите чрез тях от сватбената агенция.

1. Вие лично ще присъствате ли на сватбата ни?

Това трябва да бъде първият Ви въпрос. Не искате да си губите времето със сватбен агент, който няма да присъства на най-важния за Вас ден. Ако все още не сте определили конкретна дата и сте открили сватбената агенция за Вас, попитайте за възможни дати, на които сватбеният агент ще има възможност лично ще присъства на сватбата Ви. Разбира се агентът трябва да се съобрази на първо място с Вас, а не Вие с тях. Но работата със сватбена агенция е въпрос на взаимни и удовлетворяващи отношения.

2. Колко средно струва галванизирането на сватба при Вас?

Препоръчително е да разберете, какви са средните цени, на които сватбената агенция работи. Има минимален бюджет, под който биха Ви насочили към друг сватбен агент. Това е важен въпрос, за да разберете дали тази агенция е по джоба Ви. Ако все още не сте формирали бюджета, просто дайте широката финансова рамка, в която бихте могли да поместите сватбата си. Ако минимален бюджет, за който биха се ангажирали с организирането на сватбата, надхвърля Вашите финансови възможности, потърсете друга агенция. Но, ако все пак сватбеният агент наистина Ви е допаднал, нека въпросът за минималния бюджет не ви обезкуражава. Винаги можете да попитате дали биха работили почасово или да изготвят плана на сватбата за по-малък хонорар вместо това.

3. Какви услуги предлагате (координиране на деня на самата сватба, цялостен дизайн на събитието или планиране на отделни части)? Вие ли изграждате цялостната визия на сватбата или включвате дизайнер на събития?

Не винаги от уебсайта на сватбената агенция става ясно какви конкретно услуги предлагат и под каква форма. Ето защо е важно да изискате да ви обяснят с какво точно ще ви бъдат полезни при организирането на Вашата сватба. Тази информация ще Ви помогне да решите кой сватбен агент е най-подходящ за вас. Ако например сте свръх организирани и разполагате с достатъчно свободно време, за да ръководите всички подизпълнители в цялостната организация на сватбата си, то тогава вероятно търсите сватбена агенция, която да просто да Ви подпомага с контакти и координация.

4. В какво сте най-силни – дизайна или координацията на сватбеното събитие?

Коя е най-силната им страна, ако имат такава. Ако се нуждаете повече от идеи, отколкото от координиране на цялостната организация, тогава ще търсите сватбен агент, който да е специализиран именно в това. Но, ако се нуждаете от помощ едновременно и в координирането, и в дизайна, търсете сватбена агенция с достатъчен капацитет и богато портфолио и в двете.

5. Колко сватби сте организирали досега?

Опитът в организирането на много успешни сватби е задължително условие, за да продължите разговорите със сватбения агент. Със сигурност агенциите за ивент мениджмънт са планирали много фирмени партита и корпоративни събития, но сватбата е изключително специфично и различно от тях. Сватбеното тържество е специално и лично събитие, заредено със силни емоции и очаквания за бъдещето. Все неща, които липсват на другите събития. Ако са били подизпълнители на друг организатор, попитайте върху чии сватби са работили и каква е била тяхната роля.

6. Колко сватби ще организирате успоредно с нашата?

В деня на Вашата сватба вие трябва да сте сигурни, че вниманието на сватбената агенция е изцяло фокусирано върху вашия ден. Избягвайте да работите със сватбен агент, който организира няколко сватби едновременно с вашата. Все пак трябва да сте наясно, че по време на процеса на подготовката сватбената агенция ще работи и с други младоженци по същото време. С колко сватби могат да се справят много зависи от броя на хората в техния екип. Другият определящ фактор е дали сватбите ще се провеждат на място или в друг град. Винаги вземайте под внимание такива детайли, за да не останете неприятно изненадани от крайния бюджет.

7. Ползвате ли услугите на други фирми?

Отговорът на този въпрос трябва да Ви помогне да добиете представа как ще се работи с подизпълнителите през целия процес на планиране. Препоръчително е да разберете как предпочитат да работят напред във времето. Някои агенции искат определена сума пари, от която плащат на подизпълнителите вместо Вас. Други предпочитат Вие да се разплащате с подизпълнителите. По принцип по-добрият вариант е Вие директно да им платите, а не това да става през сватбената агенция. Така ще имате по-голям контрол над договорните отношения и бюджета си. Така че преценете дали този вариант ви удовлетворява.

8. Има ли конкретни фирми, с които предпочитате да работите? На какъв принцип ги селектирате и наемате? По какъв начин ще бъдем въвлечени в процеса на подбор? Някои от фирмите, с които работите предлагат ли отстъпки за Ваши клиенти?

Страхотно е, ако можете да получите отстъпка като клиент на конкретната сватбена агенция, която не бихте успели да вземете, ако сами наемахте съответната фирма. Разбира се трябва да сте абсолютно сигурни, че сватбената Ви агенция работи само с най-добрите фирми, които могат да помогнат за Вашата сватба. По време на срещата си записвайте имената на фирми или професионалисти, които биват споменавани, за да направите своето лично проучване.

9. Бихте ли станали нашия „сватбен адвокат“, за да предавате вижданията и идеите ни за сватбата, когато нямаме желание да го правим самите ние?

Така ще разберете дали сватбеният агент е мотивирани да постави вашата сватба на първо място. И тъй като те са ангажирани с почти цялостната сватбена организация, трябва да сте сигурни, че те са вашите представители, защото те са посредника между Вас и фирмите подизпълнители. Така те гарантират, че всички участници в цялостната организация се придържат към Вашето виждане за сватбата.

10. Ще организирате ли поканите от текста до поръчването и до изпращането им? Ангажирате ли се с координирането на списъка с гостите и потвърждаването/не потвърждаването на присъствието им?

“Цялостно обслужване” може да означава различни неща в зависимост от сватбената агенция. Така че попитайте дали управлението на списъка с гости и поканите, е част от техните стандартни услуги или се заплащат допълнително.